Dokumentasjon av prosessen fram til et dokument er fryst

[lvbachmann]

Beskrivelse av behov

Sammenhengen et dokument oppsto i er viktig for forståelse av innholdet i dokumentet. En sentral del av en slik sammenheng er hvilken prosess som førte til at dokumentet oppsto og hvordan den prosessen så ut på det tidspunktet.
Med "beskrivelse av prosess" mener vi å standardisere metadatainnhold.
Arkivloven §2 a) dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring

Mål/motivasjon

Måten å beskrive prosessen fram til et dokument, er enhetlig nok til at den kan forstås på tvers av virksomheter.

Suksesskriterier/måling

Område/prosess

Utveksling av dokument i arkiv i administrativ bruk  mellom virksomheter. Gjenfinning og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon.

Målgrupper

Forvaltningen som danner arkiv, systemleverandører, arkivdepot

Hastegrad

Høy hastegrad.

Forslag til løsning

1. Standard for beskrivelse av prosess
2. At "beskrivelse av prosess" er del av standard metadatasett
3. Standardiserte prosesser for opprettelse av informasjonselementer

Det er behov for å presisere definisjonen av «prosess».
De presiserte loggmetadata må inkluderes i standardisering av metadatasett.
Utveksling av dokument i arkiv i administrativ bruk mellom virksomheter.
Gjenfinning og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon.

[lvbachmann]

Her kan BPMN være en aktuell kandidat å se nærmere på.

Kommentaren er mer relevant for #16

[oivkru]

Noark 5 har krav til dokumentfangst, og det samme har ISO 16175. Noark 5 har også krav til metadata, som blant annet skal dokumentere prosessen frem til informasjonselementet ble ferdigstilt (også kalt autentisitetsstøttende metadata), og visse kontekstuelle metadata. Også ISO 23081 sier noe om metadatabehov knyttet til dette. Det å knytte informasjonsobjektet til prosessen som skapte det (slik blant annet Digdir beskriver er en del av informasjonsforvaltningen), gjøres innen dokumentasjonsforvaltningsstandarder (også N5) gjennom klassifikasjon.

Mange av kravene i N5 er muligens for spesifikt innrettet mot det området standarden tradisjonelt har vært gjort gjeldende for, men kan (sammen med ISO 16175) danne grunnlag for en mer generisk tilnærming.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 6. oktober 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Gjennomførbarhet

Forutsetter at flere andre behov er løst, for at omfanget er kontrollert

Verdi

Verdien kommer an på hvor overordnet resultat det skal være. Verdien går opp om resultatet er mer detaljert, men da er det følge av #12 og #13.

Hastegrad

Om vi har #12 og #13 på plass, haster ikke dette behovet

Risko

Skapning av ny risiko

• Det er stor og ikke tydelig omårde, det er lett å skape feil standardisering
• Utydelig formulering: Risiko for at vi ikke treffer på nivå av standardisering.

[sturtzel]

Klassifikasjonen beskriver ofte prosessen på et mer overordnet nivå. Og er klassifikasjonen objektorientert (eiendom, person, ...) sier den ingenting om prosessen. For eByggesak har DiBK laget sjekklister med krav i saken. Denne gir føringer for om søknad kan godkjennes eller ei. Dette er en måte å dokumentere prosessen på da sjekklistene også kan kobles til hvem gjorde hva når.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟩 Verdifult, siden dette bidrar til bedre og mer forutsigbar kvalitet på dokumentasjonen.

Hastegrad

• 🟩 Viktig behov som må dekkes
• 🟨 Er tilfredsstillende dekket i dagens situasjon

Risko

• 🟥 En viss sannsynlighet for at krav vi kommer til vil være strengere enn nåsituasjonen på enkelte områder
• 🟩 Gjenbrukskilder (ISO) gir tydelige og generiske krav
• 🟩 Redusert risiko for unødvendige kostnadskrevende godkjenningsløp

[sturtzel]

Det er vanskelig å se fra tilbakemeldingen om dere har tenkt å gjøre noe eller ei.

Jeg er ikke helt enig i punkt 2 i vurderingen av hastegrad: Noarks endringslogg sier lite, men dokumentflyt kan for så vidt gi god dokumentasjon og det stilles krav rundt bruken av denne. Klassifikasjonen sier svært lite.