Sanere data/slette informasjon

[oivkru]

Beskrivelse av behov

Det må være mulig å slette data/informasjon fra IT-systemer. Det kan være personopplysninger det ikke lenger er behandlingsgrunnlag for, opplysninger som virksomheten ikke lenger har behov for og som bør fjernes fra systemet, osv. Dette kan være opplysninger som er en del av arkivet, men som ikke er underlagt bevaringsvedtak, eller det kan være opplysninger som skal slettes i systemet, men som er underlagt bevaringsvedtak.

Mål/motivasjon

Det må være tydelig hva som er riktig fremgangsmåte når data skal slettes i IT-løsninger som inneholder arkivinformasjon.

Suksesskriterier/måling

Data blir håndtert riktig ut fra behandlingsgrunnlag, bevaringsformål, slettekrav, mv.

Område/prosess

Teknisk gjennomføring av bevaring/kassasjon, sletting av data og arkivuttrekk.

Målgrupper

Eier av IT-system/data i IT-system med behov for å sanere data, ta vare på aktuelle data, og behandle data riktig. Utviklere av IT-løsninger, som skal implementere sletting, mv. Personvernombud, arkiv/dokumentasjonsforvaltning.

Hastegrad

Middels?

Forslag til løsning

Noark 5 har krav til bevaring og kassasjon, herunder arkivuttrekk. Det er også krav til sletting av versjoner, varianter og formater av dokumenter. Men det mangler en tydelig kobling mot personvernhensyn, dataminimering, sanering av data, mv.

Hypotese: "Det finnes X antall typer sletting, og dette er kravene til hvordan de ulike skal utføres."

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 6. oktober 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Gjennomførbarhet

• Det er mange overlappende interesser som kommer å gjøre konsensus vanskeligere - dette trekker ned
• Å kunne slette fra et arkivsystem er et behov som kan løses med tekniske tilgjengelig løsninger - dette trekker opp
• Utfordrende at vi går inn på personvernområdet - trekker ned
• Sletting og sanering er sett på som uavhengig av personvern, men dette må forankres

Verdi

• Er etterspurt, gjennomføring av kassasjon (sletting / sanering) er tidskrevende i dag - dette trekker opp
• Veldig viktig for forvaltningen - trekker betydelig opp

Hastegrad

• Forvaltning etterspør standard og veiledning for dette - trekker opp
• Påvirket av endring i lovverket (personopplysningsloven) som trådde i kraft 2018. Mye opplevd behov og hastegrad - trekker opp

Risko

Redusjon av eksisterende risiko

• Reduserer samtidig risiko for uhjemlet kassasjon i dag - trekker i riktig retning

Skapning av ny risiko

• Kan direkte oppfordre til uhjemlet kassasjon - dette trekker i feil retning

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟥 Verdien er ansett for å være liten i dag

Hastegrad

• 🟩 Det er høyt opplevd hastegrad i forvaltningen
• 🟨 Det er mange overlapp med persovern. Teamet må avklare hvordan StdLab overlapper med personvernarbeidet
• 🟥 Denne funksjonalitet er mindre viktig en fangst (Dokumentasjon av prosessen fram til et dokument er fryst #2), men må behandles sammen med Dokumentasjon av prosessen fram til et dokument er fryst #2 .

Risko

• 🟩 Reduserer sannsynlighet for at data slettes på feil måte (og at det skjer uhjemlet kassasjon og arkivbegrensing)
• 🟩 Reduserer sannsynlighet for at det som skal slettes blir tatt vare på (at det skjer uhjemlet bevaring)
• 🟥 Regelverket er under utvikling, og dette er et område det er sannsynlig at vil endres vesentlig fra dagens regelverk