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kopie von cevi wiki FAQ
Im folgenden findest du diverse Fragen und Antworten zur Cevi.DB. Auf unserem YouTube-Channel findest du zudem diverse Video-Anleitungen.
Ihr müsst selbst herausfinden, welche Struktur für euch am Besten passt. Einige Hinweise aufgrund unserer bisherigen Erfahrungen:
Führt die Männer und die Frauen-Abteilung als ein gemeinsames Arbeitsgebiet. (Sonst sehen sich die Leiterteams nicht gegenseitig.) Erstellt für jede Gruppe/Stufe eine eigene Gruppe vom Typ “Stufe” direkt unter dem Arbeitsgebiet. Falls ihr möchtet könnt ihr hier das Geschlecht durch ein (F) oder (M) kennzeichnen. Erstellt mindestens eine Gruppe vom Typ “Extern” für Ehemalige, Unterstützer und Freunde. (Hier könnt ihr auch eure Gotten/Göttis eintragen.) Die Gruppe “Extern” wird beim Bestand nicht gezählt. Vermeidet es viele Gruppen mit wenigen Mitgliedern anzulegen. (Wenn ihr kein riesiges Leiterteam habt, lohnt es sich z.B. nicht eine Gruppe vom Typ “Team” anzulegen.)
Ja: Übersicht der Berechtigungen der verschiedenen Rollen.
Suche möglichst nach eindeutigen Namen (z.B. dem Namen der Ortsgruppe) eine Suche nach “Ehemalige” oder “David” wird wohl sehr viele Treffer ergeben. Im Such-Feld kann nach allen Angaben gesucht werden (Email, Telefonnummern, AHV). Es erscheinen aber nur Einträge, bei denen du auch Lese-/Schreibrechte hast.
Ja. In die DB kann sich nur einloggen, wer eine Haupt E-Mail eingetragen hat. Wenn du die Haupt E-Mail leer lässt und die Adresse stattdessen unter “Weitere E-Mails” erfasst (“Versand” Häkchen nicht vergessen), kann sich die Person nicht selbst in die DB einloggen.
Wenn du bei aktivem Filter im unter “Weitere Ansichten” den Eintrag “Neuer […] Filter” wählst, wird der aktive Filter angezeigt und du kannst ihn speichern.
In der Statistik werden folgende Einträge nicht gezählt:
Alle Einträge in einer Gruppen vom Typ “Extern” oder “Spender” Alle Einträge mit der Rolle “Freie/-r Mitarbeiter/-in” Ein Kontakt wird nur einmal gezählt, auch wenn er mehrere Rollen zugewiesen hat.
Grundsätzlich wird für alle von der Statistik erfassten Personen ein Mitgliederbeitrag eingefordert. Der Mitgliederbeitrag wird aber nicht automatisch verrechnet. Die Regionalverbände können zum Beispiel für bestimmte Altersgruppen Sonderregeln vorsehen.
Um ein neues Arbeitsgebiet anzulegen brauchst du die Rolle “Administrator/-in Cevi DB” auf Stufe deiner Ortsgruppe. Falls in eurer Ortsgruppe niemand diese Rolle hat oder die entsprechende Person verschollen ist, meldet euch bei der Geschäftsstelle.
Ihr habt verschiedene Möglichkeiten einen Cevi-E zu erfassen. Ihr könnt ihn als Gruppe vom Typ “Team” oder als Gruppe vom Typ “Extern” führen. Für einen aktiven Cevi-E ist es aber wohl am sinnvollsten ein eigenes Arbeitsgebiet zu eröffnen. Der Entscheid ob ihr Cevi-E Mitglieder als Team/Stufe oder als Externe führt, wirkt sich sowohl auf euren Kopfbatzen wie auch auf die Leistungen des Regionalverbands für diese Personen aus (das folgende gilt für den RV ZH-SG-GL):
Team/Stufe: In diesem Fall müsst ihr für die Cevi-E Mitglieder Kopfbatzen bezahlen. Im Gegenzug erhalten sie die gleichen Leistungen wie Passiv-Mitglieder der Region also zum Beispiel eine Y-Card und das CeviExtra. Externe: In diesem Fall verrechnen wir euch nichts für die Cevi-E Mitglieder. Sie erhalten aber auch keine Leistungen vom Regionalverband. Ihr könnte natürlich auch beide Gruppentypen führen und die Mitglieder selbst entscheiden lassen. Wenn ihr den Kopfbatzen euren Cevi-E Mitgliedern weiter verrechnet, ist das für diese immer noch günstiger als direkt Passiv-Mitglied beim RV zu werden.
Wir denken, das wäre sinnvoll. Ihr könnt aber beinahe alle Rechte der Vorstandsmitglieder auch ohne Vorstand abbilden:
Die Rolle “Präsident” hat die gleichen Rechte wie der Adressverantwortliche (lesen und schreiben aller Gruppen/Kontakte des Vereins). Im Gegensatz zum Adressverantwortlichen kann der Präsident aber von anderen Präsidenten, ALs, … gesehen werden. Alle anderen Vorstandsmitglieder haben die gleichen Rechte wie ein “Freier Mitarbeiter” (lesen aller Gruppen/Kontakte des Vereins) Zusätzlich kann der Finanzverantwortliche die Kontakte in allen Spendergruppen sehen. Das kannst du aber auch erreichen, indem du ihn dort als Spendenverwalter einträgst.
Gruppen lassen sich beinahe beliebig in der Datenbank verschieben. Die angezeigten Ziele hängen von den eigenen Rechten ab. Bei Sonderwünschen bitte die DB-Administratoren kontaktieren: [email protected]
Grundsätzlich lassen sich in der CeviDB (noch) keine Beziehungen zwischen Kontakten abbilden. Für besondere Anforderungen an Versande gibt es verschiedene Optionen. Diese sind leider alle mit Mehraufwand verknüpft. Aufgrund der vielen unterschiedlichen Familiensituationen ist eine automatische Lösung leider nicht möglich.
Post-Versand mit einem Brief pro Familie: Zusätzlich zu den Jungschargruppen wird eine Gruppe “Eltern” vom Typ Extern erstellt. In dieser Gruppe werden Familien mit mehreren Kindern in der Abteilung erfasst werden. Im Versand Abo wird dann die Eltern-Gruppe ebenfalls eingebunden, die einzelnen Kinder der Familien werden aber ausgeschlossen. (Bei einem Umzug muss die Adresse dann sowohl bei den Eltern wie auch bei den einzelnen Kindern angepasst werden.) Bei einem Versand mit Etiketten können alternativ auch einfach mehrere Etiketten auf ein Couvert geklebt werden… Post-Versand mit mehreren Einträgen pro Kind (z.B. geschiedene Eltern): Analog zum Vorschlag für Familien wird die Adresse des zweiten Elternteils in der Familien-Gruppe erfasst und dann manuell zu den relevanten Abo hinzugefügt. Mehrere Geschwister mit gemeinsamer Mailadresse (z.B. Adresse der Eltern): Bei den Geschwistern wird keine Haupt E-Mail eingetragen. Die Adresse der Eltern wird aber unter “Weitere E-Mails” erfasst und das “Versand” Häkchen aktiviert. So erhalten die Eltern den Versand wenn eines der Geschwister im Verteiler ist. E-Mail Versand an mehrere Adressen pro Kind (z.B. Kind und Eltern oder geschiedene Eltern): Wird beim Feld “Weitere E-Mails” das Häkchen für “Versand” aktiviert, so werden Versand-E-Mails neben der Haupt E-Mail immer auch an diese Adresse gesendet. Komplexe Wünsche: Für jeden Versand kann die Adressliste auch als CSV-Datei exportiert werden. Diese lässt sich dann in Excel oder einem ähnlichen Programm öffnen und bearbeiten. Zudem gibt es eine API die zum Beispiel mit Python angesprochen werden kann. Die Dokumentation mit Beispielen erklärt wie damit auf Kontaktdaten zugegriffen werden kann. Versand an die Eltern/Eltern mit anderem Name als die Kinder Im Serienbrief werden die Felder “Anrede Eltern” und “Name Eltern” verwendet. Beides sind normale Text-Felder, du kannst dort auch mehr als ein Name eintragen. (z.B. “Familie”, “Müller und Meier”) Alle Eltern werden in der “Eltern” Gruppe erfasst und der Versand wird nur an diese gesendet.
Um die Rolle einer Person zu ändern, klickst du bei der Rolle auf das Icon mit dem Stift. Danach kannst du die Rolle und die Gruppe anpassen.
Wenn neben der Rolle kein Icon mit Stift zu sehen ist, dann fehlen dir die nötigen Rechte. Wende dich an den “Administrator Cevi DB” deiner Abteilung oder die Geschäftsstelle deiner Region.
Wenn du eine Rolle löschen kannst, erscheint neben der Rollenbezeichnung ein Icon mit einem Papierkorb. Um die Rolle zu löschen, musst du dann einfach auf das Papierkorb-Icon klicken.
Ob du eine Rolle löschen kannst, hängt von deinen Rechten ab. Einige Rollen wie z.B. Abteilungsleiter kann dir zudem nur jemand anderes löschen (z.B. der neue AL oder das Seki).
Die Person ist noch nicht ganz verschwunden. Du findest sie sicher noch unter “Ohne Rollen”. Du kannst die Person ganz normal wieder zu deiner Gruppe hinzufügen:
Gehe in die Gruppe zu der die Person gehört Klicke auf “+ Person hinzufügen” Gib unter “Bestehende Person suchen” den gesuchten Namen ein Wie kann ich eine ausgetretene Person löschen?
Einmal erfasste Personen können durch Nutzer nicht mehr gelöscht werden. Das ist Absicht, denn die Person ist möglicherweise mit anderen Gruppen, mit Kursen oder Anlässen verknüpft. Wenn eine Person aus deiner Gruppe austritt, entfernst du einfach die entsprechenden Rollen. Danach ist die Person zwar noch in der Datenbank vorhanden, aber solange unsichtbar, bis sie wieder zu einer Gruppe hinzugefügt wird.
Was mache ich, wenn eine Person zweimal in der DB vorkommt?
Kontrolliere ob/wie die beiden Einträge mit Gruppen/Rollen verknüpft sind. Übernehme alle Rollen und sonstigen Informatioen auf einen der beiden Einträge (wenn du das nicht selbst kannst, schreibe ein Mail an [email protected]). Lösche beim zweiten Eintrag alle Felder. (Besonders wichtig ist, dass Vorname, Name und Haupt-Mailadresse gelöscht werden.) Ersetze beim zweiten Eintrag den Ceviname durch Dublette (exakte Schreibweise) Lösche beim zweiten Eintrag alle Rollen. Wie werden verstorbene Personen behandelt?
Ist eine Person aus einer von dir verwalteten Gruppe verstorben, dann gehe wie folgt vor:
Trage unter Zusätzliche Angaben auf der ersten Zeile Verstorben ein (exakte Schreibweise). Ergänze auf der zweiten Zeile den genauen oder ungefähren Todestag in folgendem Format (ohne die Anführungszeichen): “Todestag: DD.MM.YYYY”, also z.B. Todestag: 12.01.2014. Lösche die Person aus allen von dir verwalteten Gruppen. Falls die Person in weiteren Gruppen eingetragen ist, aus welchen sie du nicht löschen kannst, informiere die Eigentümer der entsprechendenden Gruppen oder dein Regionalsekretariat / Geschäftsstelle. Hinweise zum Import von CSV-Dateien
Der CSV-Import ergänzt nur fehlende Daten, bestehende Daten werden nicht überschrieben. Korrekturen müssen also direkt in der DB vorgenommen werden. Vor dem definitiven Import wird eine Vorschau angezeigt. Dort unbedingt die Spaltenzuordnung, Gruppe und Rolle kontrollieren, fehlerhafte Importe müssen von Hand einzeln korrigiert werden. Falls der Import Probleme mit Umlauten hat, versuche eine Datei mit UTF-8 Kodierung zu erstellen. Statt , können Felder auch mit ; getrennt werden. Hat eine Person keine Haupt E-Mail Adresse, muss das entsprechende Feld ganz leer sein (kein leerer String ““). Enthält die Datei eine Spalte “Name” wird diese standardmässig als Cevinamen und nicht als Nachname importiert. Wir empfehlen deshalb “Vorname”, “Nachname”, “Ceviname” als Spaltenbezeichnungen. Ansonsten müssen, um Fehler zu vermeiden, die Spalten beim Import auf das richtige gesetzt werden. Beim Speichern in Excel sollte CSV (Trennzeichen-getrennt) und nicht CSV (Macintosh) oder CSV (MS-Dos) verwendet werden. Wie werden Daten im Feld "Zusätzliche Angaben" strukturiert
Grundsätzlich kann im Feld “Zusätzliche Angaben” beliebiger Text eingegeben werden. Wenn du aber die darin enthaltenen Informationen automatisch weiterverarbeiten möchtest, empfiehlt es sich die Informationen zu strukturieren. Dafür eignet sich das Property-Format sehr gut.
Dabei werden alle Informationen als Schlüssel: Wert Paare abgelegt, wobei Schlüssel und Wert durch einen Doppelpunkt getrennt werden. Vor dem nächsten Schlüssel braucht das Property-Format zwingend eine Zeilenschaltung.
Beispiel:
Uster.Karteikarte: vorhanden Um Namenskonflikte zu vermeiden, solltest du immer den Namen deiner Organisation in den Schlüssel einbauen (wie im Beispiel für die Abteilung Uster).
Folgende Schlüssel sind definiert und sollten möglichst einheitlich verwendet werden:
Ortsgruppe.Karteikarte: Erlaubte Werte (vorhanden, fehlt) Ortsgruppe.Bemerkung: Erlaubter Wert (Text mit beliebigen Zeichen und von beliebiger Länge.) Abos und Versand
Wie kann ich eine Liste mit Mitglieder aus verschiedenen Untergruppen erstellen?
Wenn du im “Personen”-Tab auf “Weitere Ansichten” klickst, kannst du in allen Untergruppen nach Rollen oder Qualifikationen suchen. So kannst du zum Beispiel eine Liste mit allen Teilnehmern aus den Arbeitsgebieten deiner Ortsgruppe oder mit allen Stufenleitern deiner Abteilung erstellen.
Falls du allen Personen auf einer solchen Liste regelmässig Mails senden möchtest, lohnt es sich statt einem Filter ein Abo einzurichten. (Funktioniert nur für Rollenfilter.)
Hinweise zu Abos
Mails, welche an die Abo-Mailadresse gesendet werden, kommen bei allen Mailadressen an, bei denen das Häkchen “Versand” aktiviert wurde (und an die Haupt-Email) Hinzugefügte Abonnenten Gruppen/Rollen können nur gelöscht, nicht aber angepasst werden. Bei Listen die viele Gruppen und Rollen Abdecken, sollten deshalb mehrere Teilgruppen hinzugefügt werden. Im Feld “Zusätzlicher Absender” können mehrere Adressen eingetragen werden. Sie müssen durch Komma getrennt werden. Wieso kann ich kein Mail an mein Abo senden?
Wenn du das Abo selbst Angelegt hast, kannst du von allen E-Mail Adressen die bei dir eingetragen sind auf die Listen-Adresse senden. Das bedeutet, dass in deinem Mail eine dieser Adressen als Absender eingetragen sein muss. Die meisten Mailprogramme lassen sich entsprechend einrichten. Andere Mail-Adressen können unter Zusätzlicher Absender angegeben werden (mit Komma getrennt).
Falls du Unterstützung brauchst, frage bitte zuerst deine Abteilungsmitglieder. Falls das nichts hilft, melde dich bei uns [email protected]. Bitte schreibe uns welches Mail-Programm du verwendest.
Wie kann ich ein weiteres Etikettenformat erfassen?
Unter dem Haupt-Menu-Punkt “Einstellungen” können eigene Etiketten erfasst werden.
Beim Ausdrucken von Etiketten werden einige Adressen über zwei Etiketten gedruckt, was mache ich falsch?
Du verwendest wahrscheinlich einen Drucker der nicht Randlos drucken kann. Dein PDF Reader skaliert deshalb das Dokument auf den Druckbaren Bereich. Damit die Adressen korrekt auf die Etiketten gedruckt werden musst du den Zoom beim Drucken manuell auf 100% stellen.
Spezielles
Zusätzlich zu den speziellen Werten die auf der Import-Seite angezeigt werden gibt es folgende Spezialfelder (Achtung: Gross- / Kleinschreibung beachten):
Feld Wert Bedeutung Firma 0 nein 1 ja Geschlecht m männlich w weiblich [leer] unbekannt Anrede informal Du formal Sie Kanton zh Zürich sh Schaffhausen gl Glarus … entsprechender Kanton Konfession ev Evangelisch-reformiert rk Römisch-katholisch ck Christkatholisch none Konfessionlos other Andere Verspätet hinzugefügte Fragen bei Anlässen
Bei einem Anlass für den bereits Anmeldungen eingegangen sind, können auch nachträglich noch weitere Fragen für die Anmeldung erfasst werden. Diese Fragen erscheinen dann allerdings bei den bestehenden Anmeldungen nicht! Bestehende Anmeldungen müssen dann gelöscht und neu erfasst werden. Wir hoffen, dass wir dieses Verhalten längerfristig korrigieren lassen können. Das ist aber voraussichtlich mit ziemlich viel Aufwand verbunden.