Misyon ve vizyonumuz gereği düzenli olarak etkinlik ve eğitim yapmak için can atıyoruz. Fakat bu etkinlikleri düzenlerken bir yandan da tüm etkinliği resmiyete dökmemiz gerekiyor. Bu rehberde birçoğumuzun bilmediği etkinlik öncesi ve sonrası bürokratik işlemlerin nasıl gerçekleştirildiğine değineceğiz.
Topluluğumuz okulun rektörlük birimine bağlı olan SKS'ye (Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı) bağlı bir topluluktur. Bu yüzden topluluk adına yapılan her işlemden SKS'nin de haberi olmalıdır.
Topluluğumuz aynı zamanda mühendislik fakültesi bilgisayar mühendisliği bölümüne de bağlıdır. Danışmanımız bilgisayar mühendisliği öğretmenlerinden bir öğretmen olup döneme göre değişiklik gösterebilir. Yapmak istediğimiz her etkinlik ve her eğitim için onun da onayını almamız gerekir.
Topluluğun resmiyette var olabilmesi için SKS de kayıtlı, yeterli sayıda kurul üyesinin bulunması gerekir (15). Kurul üyeleri arasından mezun olma veya topluluktan ayrılmalar olduğu taktirde bu sayının tekrar on beş'e tamamlanması gerekir. Aksi halde topluluk askıya alınır ve bir sonraki aşamada ise yeterli sayı olmadığı gerekçe edilerek SKS tarafından topluluğu kapatma kararı verilir.
Kurullar ile ilgili değişiklikler ve alınan kararlar Yönetim Katılım Tutanağı, Genel Kurul Toplantı Tutanağı ve Yönetim Kurulu Toplantı Tutanağı belgeleri doldurularak SKS'ye bilgilendirilir.
Topluluk ile ilgili;
- Yürütme organlarının ne olduğu ve görevleri
- Yürütme birimi ve görevleri
- Topluluk danışman öğretim elemanının nasıl atanabileceği ve görevleri
- Kurulan topluluğumuzun yönergeye göre görevleri
- Kurulan topluluğumuzun yönergeye göre esasları
- Kapatılması ile ilgili esasları
- Topluluk ile ilgili belgeler hakkında bilgiye
SKS'nin Öğrenci Toplulukları Yönergesi'ne bakarak daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.
Topluluğumuzda kararlar yönetim kurulu tarafından alınır. Topluluk başkanının görevi SKS ile iletişimi sağlamaktır.
Etkinliğinin resmiyete dökülmesi için takip etmeniz gereken adımlar aşağıda yer almaktadır.
1. Etkinlik isminin belirlenmesi Bu isim yapılacak tüm başvurularda, yazılı ve görsel ürünlerde kullanılacak isimdir. Bu sebeple belirlenirken dikkat edilmelidir.
2. Etkinlik yerinin belirlenmesi Etkinlik için seçicelek konum okul içinde veya dışında olabilir. Bu tarihe kadar en çok kullanılan etkinlik yerleri:
- Fakülte Bilgisayar Laboratuvarları
- Fakülte Konferans Salonları
- Fakülte Derslikleri
- Kongre ve Kültür Merkezi
- Pamukkale Teknokent HackerSpace
- Diğerleri
3. Danışman öğretmene etkinlik hakkında bilgi verilmesi Yapılacak etkinlik ile alakalı danışman öğretim görevlisine haber verilmeli, etkinlik hakkındaki fikirlerine danışılmalıdır.
4. SKS sitemine başvuru Etkinlik adı, yeri ve tarihi gibi ön hazırlıklar yapıldıktan sonra topluluğun o anki başkanı, verilen kararlar ışığında SKS sitemine online başvuru yapar.
Etkinlik başvurusu yapabilmek için uygun tarih en erken etkinlik tarihinden 2 hafta öncesidir. Aksi halde etkinlik başvurusu yapamazsınız.
5. Danışman öğretmen onayı Başvuru ilk önce danışman öğretmenin onayına ihtiyaç duyar. Etkinlik bu aşamada SKS sisteminde "danışman onayında" mesajı ile gözükecektir. Danışman öğretim görevlisinin zaten haberi olduğundan etkinliğinizi onaylayacaktır.
Başvuruyu yaptıktan sonra bildirim gitmediği için etkinliği onaylamasını hatırlatmak amaçıyla danışman öğretim görevlisi ile düzenli olarak iletişim halinde olmanız yararınıza olacaktır.
6. SKS onayı Danışman onayından sonra etkinlik son olarak SKS onayından geçmelidir. Danışman onayından sonra SKS sistemi size bir belge sunar, bu belgeyi çıktı alıp SKS'ye bırakmanız gerekir. Daha sonra SKS'nin etkinliği onaylaması beklenir.
SKS çıktı örneği
Burada etkinliğin onaylanıp onaylanmadığını öğrenmek için sistemi düzenli olarak kontrol edebilirsiniz.
1- Fakültelere bağlı etkinlik yerleri Etkinlik yeri fakültelere bağlı ise fakültenin dekanlığından izin almanız gerekir. Dekanlıktan izin almak için ise dekanlığın yazı işleri birimine dilekçe ile başvurmanız gerekir.
Dilekçe Örneği için etkinlik yeri dekanlık izin dilekçesi
2- Kongre ve kültür merkezi Etkinlik yeri kongre ve kültür merkezi ise öncelikle kongre ve kültür merkezindeki salonların etkinlik yapmak istediğiniz tarihte boş olup olmadığını kontrol edin.
Daha sonra etkinlik tarihinden en az 45 gün önce etkinlik salon talep adresinden başvurunuz. Bu başvuru direk rektörlüğe bağlıdır. Rektörlük onayı alabilmek için yapılacak etkinliğin orada yapılabilecek nitelikte olması gerekir.
3- Pamukkale Teknokent - HackerSpace Etkinlik yeri HackerSpace ise Teknokent yönetimine etkinlik günü saati hakkında bilgi vermeniz gerekir.
Bunların dışında etkinlik yeri başka bir kurum/kuruluş ise ilgili biriminden izin almanız gerekir.
Başvuruların tamamında danışman öğretim görevlisinin de haberi olması, izin evraklarında imzasının bulunması gerekir.
Etkinlik başvurma adımları geçerlidir. Bunlara ek olarak başvuruyu yaparken davet edilen kişinin hangi etkinlik için geldiği, hangi konulara değineceği hakkında bilgi vermeniz gerekir.
Davet edilen kişi şehir dışından uçak ile gelecekse havaalanından karşılama için ihtiyaçlar listesinde uçağa kaçta bineceği, geleceği yer, dönüş için de servis talep edilecekse dönüş için katılımcının alınacağı yer, alınacağı tarih ve saat bilgisi verilmesi gerekir. Kişinin şehir içi ulaşımları okul tarafından karşılanmamaktadır.
Başvuru belgelerine ek olarak katılımcının özgeçmişinin çıktı alınacak belge ile SKS'ye teslim edilmesi gerekir. Belge örneğine buradan ulaşabilirsiniz.
Şehir dışında yapılan bir etkinliğe katılmak için yada şehir dışında topluluk olarak bir etkinlik yapmak için başvuruya ek olarak başvuruyu yaparken ihtiyaçlar bölümünde okuldan otobüs talebinde bulunmalısınız.
Topluluk olarak yılda bir kez otobüs kullanma hakkımız bulunmaktadır.
Etkinliğe katılacak kişilerin detaylı bilgilerini liste halinde SKS'ye vermeniz gerekir. Bu bilgiler kimlik numarası, öğrenci numarası, adı ve soyadı vs.dir Detaylı olarak SKS'den öğrenmelisiniz.
Sınıflarda ve labaratuvarlarda kimi zaman prizler yetersiz kalabiliyor. Bu durumlarda priz ihtiyacını fakülteden temin edebilirsiniz. Bunun için öncelikle fakülte sekreterine haber vermeli ve ihtiyaçın miktarını bildirmelisiniz.
Daha sonra fakülte sekteri sizi fakülte taşınır kayıt kontrol birimine gönderecektir. Orada gerekli tutanakları doldurduktan sonra prizleri teslim alabilirsiniz.
Geri iade ederken de alanınan prizler, eksiksiz şekilde teslim edilmelidir.
Beklenmedik zamanda gelişen priz ihtiyacı için:
Bazen uzatma prizine beklenmedik zamanlarda ihtiyaç olabiliyor. Bu durumlarda bölüm hocalarından rica edip bölüm envanterinde bulunan prizleri ödüç alabilirsiniz. Ya da kendi içinizde evlerinizde bulunan prizleri getirip ihtiyacı giderebilirsiniz.
NOT: Bölüm envanterindeki prizleri en son çare olarak kullanmanızda fayda var çünkü etkinlik saatleri genelde akşam saatlerinde olduğundan hocalara ulaşamayabilirsiniz.
Etkinliklerde kullanmak için çay makinesini fakülteden temin edebilirsiniz. Bunun için öncelikle fakülte sekreterine haber vermeli ve ihtiyaçlarınızı bildirmelisiniz.
Daha sonra fakülte sekteri sizi ilgili birime gönderecektir. Orada gerekli tutanakları doldurduktan sonra çay makinesini teslim alabilirsiniz.
Geri iade ederken de alınan malzemeleri eksiksiz şekilde teslim edilmelidir.
NOT: Çaycı ile birlikte bardak ve karıştırcı da okul tarafından temin edilmekte. Çay, kahve ve çay makinesi için gerekli suyu siz ayarlamalısınız.
Bu doküman günümüz şartlarına göre hazırlanmıştır. Prosedürlerin değişmesi taktirinde lütfen dokümanı güncelleyiniz.