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Ingénierie du programme EIG

Cette documentation détaille les éléments nécessaires à la mise en place de dispositifs similaires à EIG dans d'autres organisations.

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Financer une promotion

Postes de dépenses

Le programme EIG comprend deux principaux postes de dépenses : la rémunération des EIG et le budget de fonctionnement du programme.

  • Rémunération des EIG : les chiffres varient selon les administrations. En moyenne, le coût total employeur pour un EIG rémunéré 4000€ nets par mois pendant 10 mois s'élève à 70 000€ (soit trois fois moins cher qu'un prestataire pour la même période).
  • Budget de fonctionnement du programme : pour les promotions 2 et 3, constituées d'une trentaine d'EIG, le programme a bénéficié d'un budget de fonctionnement de 300 000€. Ce budget est réparti en différentes enveloppes, dont les deux principales sont l'accompagnement de la promotion (environ 50 000€/an) et la communication (environ 80 000€/an).

Important : les salaires des membres de l'équipe ne sont pas comptabilisés dans ce budget de fonctionnement.

::: tip Ressources 📖
Les données de financement du programme sont en open data sur data.gouv.fr. :::

Modes de financement

Pendant les 3 premières promotions, le programme a bénéficié du financement du Programme d'investissements d'avenir (PIA). Ce financement a financé intégralement les salaires des EIG et le budget de fonctionnement du programme pendant les 2 premières promotions. La troisième promotion a introduit un co-financement par les administrations de minimum 30% du coût total employeur des EIG.

Un financement en Projet de loi de finances a été obtenu pour la 4e promotion. Pour cette quatrième promotion, les administrations obtenant un co-financement se voient accorder une subvention correspondant au coût total employeur de 4 mois (septembre-décembre 2020) d’une rémunération de 4 000€ nets par mois pour chaque EIG.

Transmission des fonds aux administrations d'accueil

Les modalités de transmission des fonds dépendent de la nature des fonds à transmettre. Le cahier des charges de la quatrième promotion détaille le mécanisme mis en place dans le cadre d'un transfert de crédits en titre 2 (administrations centrales).

::: tip Ressources 📖

Constituer une promotion

La constitution d'une promotion prend environ 6 mois.

Sélectionner les défis (2 mois)

Les défis sont sélectionnés en environ 2 mois, depuis le lancement de l'appel à projets jusqu'à la notification des lauréats finaux.

1.Appel à projets (1 mois)

Une communication en ligne (réseaux sociaux, blogs d'Etalab et d'EIG, relais dans des newsletters, mails et canaux de communication dans nos réseaux) et hors-ligne (événement d'information) est organisée lors du lancement de l'appel à projets.

Les projets sont déposés via un formulaire établi sur demarches-simplifiees.fr.

L'appel à projets est ouvert pendant un peu plus d'un mois.

::: tip Conseil 💡
Bien prendre en compte les vacances scolaires dans les dates d'appel à projets, surtout si celui-ci dure seulement un peu plus d'un mois. :::

Critères d'éligibilité et de sélection

Les critères d'éligibilité et de sélection sont détaillés dans le cahier des charges publié chaque année. Ils recouvrent à la fois le potentiel du projet et la qualité de l'équipe qui le portera.

Ils ont été établis en fonction des objectifs du programme, ainsi qu'à partir des observations des facteurs de réussite des défis des premières promotions.

::: tip Ressources 📖

2.Phase de pré-sélection (2 semaines) [EN CONSTRUCTION]

3.Passage des projets présélectionnés devant un jury (1 jour + quelques jours pour délibérer) [EN CONSTRUCTION]

Sélectionner les EIG (2.5 mois) [EN CONSTRUCTION]

Accompagner une promotion et créer un esprit de communauté

Rituels d'accompagnement

Nous accompagnons les équipes EIG de différentes manières :

  • Une semaine de "bootcamp" en début de promotion, pour créer un esprit de promotion
  • Des sessions d'accompagnement collectif mensuels, pour partager des bonnes pratiques
  • Des séminaires hors-les-murs de 2 jours, pour avancer ensemble de manière plus soutenue et redynamiser les équipes
  • La mise à disposition d'un tiers-lieu, pour se retrouver ensemble en dehors des administrations d'accueil
  • Un accompagnement individualisé par défi, en fonction des problématiques rencontrées (techniques, stratégiques, juridiques...)

::: tip Ressources 📖

Expérimentation "caisse grise" pour la promotion EIG 3

Pendant la promotion EIG 3, 3 défis ont bénéficié d'un appui ponctuel (5 - 10 jours) sous la forme d'une prestation payée par le programme, pour un besoin nécessaire à l'aboutissement du défi. Cette solution a été plébiscitée par les équipes EIG bénéficiaires.

Site de documentation de ressources

Nous consolidons des bonnes pratiques et mettons des liens vers des ressources sur notre site de documentation. Ces ressources sont rédigées par des membres de l'équipe de coordination du programme et peuvent être complétées par n'importe qui.

::: tip Ressources 📖

Outils de communication dans la promotion : Slack et Bulletins

Le programme dispose d'un Slack où se retrouvent les EIG (anciens et actuels).

La promotion en cours partage également des informations de manière hebdomadaire, à travers un outil open source développé spécialement pour le programme : Bulletins.

::: tip Ressources 📖

Rôles de l'équipe de coordination du programme

L'équipe actuelle est composée de 3 personnes :

  • Une personne en charge de la direction du programme, de ses orientations stratégiques et des liens des défis avec les priorités de la Direction interministérielle du numérique ;
  • Une personne responsable de la coordination, de l'accompagnement et de l'évaluation d'une promotion ;
  • Une personne responsable de la communication du programme : gestion du calendrier éditorial, supervision de la diffusion des appels à projets et à candidature, suivi des actions de communication spécifiques à certains défis, gestion des réseaux sociaux.

Ces 3 personnes sont rejointes par des EIG Link, personnes aux profils techniques, qui sont en charge d'animer la communauté, d'accompagner les défis d'une promotion et d'encourager le respect des bonnes pratiques (open source, open data, accessibilité, documentation, etc.). La présence de profils techniques au sein de l'équipe de pilotage est plébiscitée par les EIG.

Evaluer les résultats d'une promotion

Le processus d'évaluation d'une promotion a été formalisé pendant la promotion 3 du programme.

Quels objectifs ?

Le programme EIG a 2 objectifs :

  • Participer à l'internalisation des compétences numériques dans l'administration.
  • Développer, à travers les défis, un portfolio d'outils numériques efficaces, pérennisés et ouverts qui améliorent le service public, tant du point de vue des métiers au sein des administrations que du service direct aux usagers.

Quels modes d'évaluation interne ?

2 formulaires sont administrés à la fin de la promotion :

  • Chaque défi remplit un tableur de recensement des livrables, permettant de quantifier si les EIG ont été prolongés ou embauchés, si les réalisations sont en open source, si des jeux de données ont été ouverts, etc.
  • Chaque EIG et mentor remplit également un questionnaire anonyme, mêlant des questions sur les motivations à postuler au programme, le déroulement du défi et leur avis sur les points forts et les points d'amélioration du programme.

Ces modes d'évaluation formels sont complétés par des ateliers de retours sur le programme, organisés régulièrement pendant l'année.

::: tip Ressources 📖

Coopération avec la recherche

Lors de la promotion 3, un partenariat avec Clément Mabi, enseignant-chercheur en sciences de l'information et de la communication à l'UTC de Compiègne, a également été mis en place.

Communiquer sur le programme et les défis [EN CONSTRUCTION]

::: tip Ressources 📖

Restituer les résultats d'une promotion

Les résultats d'une promotion sont restitués lors d'un événement de clôture.

Evénement de restitution

Cet événement est organisé dans une des administrations d'accueil de la promotion. Lors de la promotion 2, il a été organisé au Mobilier National. Lors de la promotion 3, la Direction des affaires maritimes a accueilli l'événement à l'Hôtel de Roquelaure.

L'événement est composé de 2 séquences :

  • Des stands de démo parmi lesquels les participants à l'événement peuvent librement déambuler
  • Une séquence en "plénière" : prises de parole institutionnelles, intervention de l'équipe de coordination du programme, table-ronde avec des invités...

::: warning Info 📍
Un format différent a été adopté pour la promotion expérimentale des Designers d'Intérêt Général, car les défis ne finissent pas tous au même moment : des meetups sont organisés tous les deux mois environ, au rythme où les défis finissent. :::

Contenus produits

A cette occasion, plusieurs contenus sont également produits :

  • Des posters présentant les résultats des projets
  • Des vidéos thématiques

Ces contenus peuvent ensuite être réutilisés par les administrations pour promouvoir leurs défis.

::: tip Ressources 📖