Brainstorming JConf 2024

[fredpena]

Ideas generales del evento

Talleres el primer día:

• Ofrecer talleres prácticos sobre temas de vanguardia en tecnología, como desarrollo de aplicaciones móviles,
  inteligencia artificial, ciberseguridad, etc.
• Considerar incluir talleres para diferentes niveles de habilidad, desde principiantes hasta avanzados.

Charla principal del segundo día:

• Invitar a un orador destacado en el campo de la tecnología como keynote para dar inicio al día principal de la
  conferencia.

Enfoque en temas candentes:

• Las charlas y talleres deben aborden temas actuales y relevantes en la industria tecnológica.

Lightning talks:

• Mujeres en Java. La idea es crear un espacio donde mujeres que estén relacionado con tecnología Java puede contar su
  experiencia.
• Dedicar una sesión a charlas relámpago de 5-10 minutos donde los asistentes puedan presentar ideas, proyectos o
  innovaciones.

Espacio para presentaciones de promotores:

• Proporcionar una área donde las empresas y startups puedan presentar sus productos y servicios a los asistentes.

Presentación de un DJ:

• Agregar un toque de entretenimiento y relajación al evento, considerar un DJ para amenizar los momentos de descanso.

Cócteles sociales post-evento:

• Organizar sesiones de networking o cócteles para que los asistentes puedan socializar y establecer contactos después
  de las charlas.

Cierre del evento:

• Preparar una ceremonia de clausura donde se agradezcas a los asistentes, ponentes y patrocinadores, y se ofrezcas un
  resumen del evento.

Panel de cierre:

• Organizar un panel de cierre para el evento, donde se enfoque sobre un tema vanguardistas sobre tecnología.

Espacio para comida:

• Asegurar que haya suficiente variedad de opciones de comida para satisfacer a todos los asistentes.

Call for papers y publicación:

• Anunciar el llamado a presentaciones con suficiente anticipación para dar tiempo a los oradores a preparar sus
  propuestas.

Preparación de video promocional:

• Crear un video corto que destaque los aspectos más emocionantes y atractivos de la conferencia. Utilizar este video
  para promocionar el evento en las redes sociales y en el sitio web.

Premios y reconocimientos:

• Considerar otorgar premios a las mejores presentaciones, talleres o proyectos presentados durante la conferencia. Esto
  se puede lograr a través de una app donde los participantes voten.

Aplicación móvil del evento:

• Desarrollar una aplicación móvil para la conferencia que permita a los asistentes acceder al programa, hacer preguntas
  a los ponentes y conectarse con otros participantes.

Zona de juegos o actividades lúdicas:

• Crear una zona de juegos o actividades lúdicas relacionadas con la tecnología para dar un toque de diversión.

Feedback y encuestas:

• Recopilar comentarios de los asistentes durante el evento para mejorar futuras ediciones. Esto se puede conseguir a
  través encuesta preparada y que esten disponible en áreas comunes, como entrada al evento, área de coffee break,
  almuerzo,
  etc. Esto nos ayudara tener mayor feedback del evento, debido a que muy poca personas llenan las encuestas que le
  mandamos por correo.

Recuerdos y regalos:

• Ofrece a los asistentes recuerdos y regalos relacionados con la conferencia, como camisetas, libros técnicos o
  descuentos en servicios tecnológicos.

Ventas de artículos:

• Al momento de seleccionar la boleta o incluso después, permitir agregar compra de taza, camisetas extras, gorra, o
  cualquier otro suvenir, que se mandaran hacer bajo demanda y se entregaran el día del evento.

Sesión de Preguntas y Respuestas sobre Java:

• Permitir a los asistentes interactuar directamente con expertos en Java y obtener respuestas a sus preguntas
  específicas.
• Facilitar el intercambio de conocimientos y experiencias entre la audiencia y el panel de expertos.
• Ayudar a resolver desafíos o dudas relacionados con Java que los asistentes puedan enfrentar en sus proyectos o
  trabajos.
• Esto se puede hacer en el area de almuerzo (espacio donde estaremos todos juntos), antes de continuar con las charlas.

Promoción de proyectos innovadores:

• Fomentar a los estudiantes universitarios a crear proyectos innovador utilizando Java, para promever este proyecto en
  el JConf.

Patrocinadores:

La idea de esta sesión es dejar un plan plasmado de que debemos hacer para buscar patrocinadores.

Establecer los objetivos y necesidades financieras

• Definir los objetivos financieros: Determinar cuánto dinero se necesitas para cubrir los costos de la conferencia
  y lograr
  las metas.
• Categoriza los patrocinios: Clasificar los patrocinios en niveles

Identificar posibles patrocinadores

• Crear una lista de prospectos: Investigar y elaborar una lista de empresas, organizaciones o instituciones que
  tengan
  un interés en el tema de de conferencias o que tengan un historial de patrocinio de eventos similares.
• Comunicar el propósitos: Contactar a contactos personales, redes profesionales para obtener recomendaciones y
  contactos de posibles patrocinadores.

Preparar un paquete de patrocinio

• Información de la conferencia: Crear un documento que describa la conferencia, su enfoque, los temas que se
  tratarán y
  los beneficios de patrocinarla.
• Beneficios para los patrocinadores: Detallar lo que los patrocinadores recibirán a cambio de su apoyo (publicidad,
  reconocimiento en el evento, participación en paneles, etc.).
• Opciones de patrocinio: Ofrecer diferentes niveles de patrocinio con precios y beneficios escalados.
• Estadísticas y audiencia: Proporcionar datos sobre la audiencia prevista, como el número de asistentes, perfiles
  demográficos y alcance en redes sociales.

Iniciar el contacto

• Cartas de presentación: Envíar cartas de presentación personalizadas a los prospectos, explicando por qué tu
  conferencia es valiosa y cómo pueden beneficiarse al patrocinarla.
• Llamadas y reuniones: Siguir las cartas con llamadas telefónicas y correos electrónicos para programar reuniones
  con
  posibles patrocinadores interesados.

Reuniones de negociación

• Presentación personal: En las reuniones, presenta tu propuesta de patrocinio y responde a las preguntas de los
  posibles patrocinadores.
• Escucha sus necesidades: Asegúrse de entender las necesidades y expectativas de los patrocinadores para poder
  adaptar
  tu propuesta en consecuencia.

Cierre del acuerdo

• Negociación: Llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes en términos de contribuciones financieras y
  beneficios
  para los patrocinadores.
• Contrato: Formalizar los términos en un contrato de patrocinio que describa claramente las obligaciones de ambas
  partes.

Seguimiento y agradecimiento

• Manténer una comunicación regular con los patrocinadores para mantenerlos informados sobre el progreso y
  proporcionarles actualizaciones sobre la conferencia.
• Después del evento, agradecer a los patrocinadores y cumplir con todas las obligaciones acordadas en el contrato.

Blog

La idea de crear este blog es cubrir una variedad de temas relacionados con la conferencia para mantener a los lectores
comprometidos, promocionar y generar interés en la conferencia los meses previos al evento.

Algunas ideas de temas que puedemos abordar:

• Avances de la conferencia: Realizar una serie de publicaciones que presenten la conferencia, sus objetivos y lo
  que los asistentes pueden esperar. Incluye detalles sobre las fechas, ubicación y enfoque temático.

• Charlas en universidades y empresas: Documentar las charlas en diferentes instituciones. Compartir fotos,
  resúmenes y las reacciones de la audiencia. Esto no solo nos ayuda a promover el evento, sino que también mostrará el
  compromiso con la difusión de conocimientos.

• Entrevistas con ponentes: Entrevistar a los ponentes invitados para obtener una vista previa de sus charlas y sus
  perspectivas sobre los temas de la conferencia.

• Temas tecnológicos destacados: Escribir sobre temas candentes en tecnología que se tratarán en la conferencia.
  Proporcionar análisis y resúmenes de avances recientes en áreas como inteligencia artificial, ciberseguridad,
  programación, etc.

• Consejos y guías para asistentes: Proporcionar información práctica para los asistentes, como consejos de viaje,
  opciones de alojamiento y sugerencias para sacar el máximo provecho de la conferencia.

• Historias de éxito: Destacar historias de personas que han tenido éxito en la industria tecnológica, ya sea a
  través de proyectos innovadores o avances profesionales.

• Patrocinadores y expositores: Dedicar publicaciones a tus patrocinadores y expositores, describiendo sus productos
  y servicios relacionados con la tecnología.

• Call for Papers: Anunciar el proceso de presentación de propuestas y da consejos a los interesados en participar
  como ponentes.

• Actualizaciones de la organización: Compartir noticias sobre el progreso de la organización, como la confirmación
  de ponentes adicionales, detalles sobre la agenda y eventos previos a la conferencia.

• Videos promocionales: Publicar videos promocionales de la conferencia que incluyan entrevistas con ponentes,
  avances del evento y testimonios de asistentes de años anteriores.

• Temas relacionados con la educación tecnológica: Considerar escribir sobre la importancia de la educación
  tecnológica, consejos para estudiantes interesados en carreras tecnológicas y recursos para aprender sobre tecnología.

• Promoción de proyectos estudiantiles: Resaltar los proyectos innovadores creados por estudiantes universitarios
  como parte de la promoción de la conferencia.

JConf Kids: Inspirando Futuros Innovadores

Descripción:

JConf Kids es una emocionante extensión de la conferencia de tecnología JConf que se enfoca en inspirar a las futuras
generaciones. Esta actividad especial tiene como objetivo ofrecer una inducción a niños de edades escolares sobre el
emocionante mundo de la tecnología. La actividad se llevará a cabo una semana antes del evento principal y está diseñada
para involucrar a los niños en una experiencia educativa y divertida.

Detalles de la Actividad:

Colaboración con Instituciones Educativas:

• Contactaremos a instituciones educativas locales, como escuelas y colegios, para asociarnos en la realización de esta
  actividad.

Talleres Interactivos:

• Ofreceremos una serie de talleres interactivos adaptados a la edad de los niños. Los talleres pueden incluir
  introducciones a la programación, robótica, diseño de videojuegos y otras áreas tecnológicas emocionantes.

Exploración Tecnológica:

• Proporcionaremos a los niños la oportunidad de interactuar con dispositivos y tecnología de vanguardia para fomentar
  su curiosidad y creatividad.

Charlas Motivacionales:

• Invitaremos a jóvenes emprendedores tecnológicos y expertos en educación para dar charlas inspiradoras a los niños
  sobre las posibilidades en el campo de la tecnología.

Promoción en la Conferencia Principal:

• Durante la conferencia principal, destacaremos el evento JConf Kids como parte de nuestra misión de apoyar la
  educación tecnológica y llegar a las futuras generaciones.

Beneficios:

• Inspira el interés en la tecnología desde una edad temprana.
• Promueve la inclusión y diversidad en la industria tecnológica.
• Fomenta la participación de los niños en la educación tecnológica.
• Refuerza la posición de la conferencia como un evento comprometido con la educación y la comunidad.

JConf Kids no solo agrega un valor significativo a tu conferencia, sino que también contribuye al desarrollo de
habilidades tecnológicas y al fomento del entusiasmo por la tecnología en las futuras generaciones.

[ecabrerar]

Estuve leyendo las ideas planteadas por @fredpena , entiendo que algunas se pueden realizar a corto plazo, otras en el futuro.

Algunos puntos que quiero establecer, debemos definir la fecha y el lugar de JConf 2024 y hacer anuncio a finales de diciembre. Junto al lanzamiento de la fecha debemos anunciar un timelime con las principales actividades:

• Fecha de apertura del call for paper
• Fecha de cierre de call for paper,
• Fecha de Notificación a los speakers sobre el resultado de su propuesta.
• Fecha de apertura de boletas
• Fecha de cierre de boletas.

Esos puntos debemos tenerlo definidos a mediado de diciembre.

A mí me gustó el auditorio donde realizamos la versión 2023, pero hay problemas para las charlas paralelas.
La idea es que la versión 2024 se realice en Santiago, el inconveniente allá es que al auditorio es muy grande y con 200 personas se ve vacío. Hay que ver como manejaremos esa parte.

[ecabrerar]

Ahora vamos a algunos de los puntos, primero hay que tomar en cuenta que la versión 2023 fue la primera versión realizada después de la pandemia y muchas cosas que teníamos en mente no se pudo hacer. Si revisamos los eventos anteriores, nosotros hemos realizados paneles de expertos en 3 de los eventos anteriores. En uno de ellos tuvimos un panel de las mujeres programadoras en Java.

Entiendo que nos toca hacer un trabajo para atraer a mujeres que programen en Java para que sean ellas que organicen esa sesión.

Una sesión de mujeres, debe estar organizada y coordinada por mujeres.
Con el tema de los talleres hay un asunto, para conseguir expertos que den esos temas de vanguardia, hay que sacarle su dinero, lo ideal es conseguir una o dos empresas de esas extranjeras que quieran patrocinar un taller, porque no llegamos a los montos que se tendrían que cobrar.

Para tener un mejor nivel en los talleres, pudiéramos cobrar un precio por separado para los talleres. Ese tema hay que debatirlo bien porque tampoco debe ser un precio alto que después la gente no quiera pagar.

Los lightning talks fue algo que propuse este año y no se pudo realizar, pero el formato mío sería que ya estén definidas, no tipo desconferencias.

[ecabrerar]

En sentido general, yo veo a JConf 2024 de la siguiente manera:

Dia 1
Talleres de 4 horas viernes en la tarde
7:00 p.m. - 9:00 p.m. Recepción por parte de Java Dominicano (tragos de bienvenida, trivias, networking)
9:30 p.m City Tour a Speakers / Taller de bachata si hay suficientes speakers internacionales

Dia 2
7-9 Registro
9 A.M. Keynote
15 minutos de receso
10:15 - 12:15 Charlas Paralelas (3 tracks)
12:30 - 1:30 Almuerzo
1:30 - 2:30 Lightning Talks / Networking / Coffee / Ice Cream / Mujeres Java
2: 45 - 4:45 Charlas Paralelas (3 tracks)
15 minutos de receso
5:00 Panel de Expertos
5:45 Cierre y rifa
6:30 Cocktail, networking, actividades artísticas
8:30 Cena de Speakers.

[fredpena]

Me gusta ese plan, y no se ve dificil de cumplir, lo mas dificil seria lo del patrocinio, pero hay que hechar el pleito.

[ecabrerar]

La conferencia de los niños me gusta la idea, al nombre le pondría JConf4Kids

[fredpena]

JConf4Kids by JavaDominicana